Bijgewerkt: 1 juni 2026

ReflectForward B.V. gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doelen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten betrokkenen hebben. Deze verklaring geldt voor onze website, contactmomenten, offertes, opdrachten, coaching, training, organisatieadvies en interimwerk.

1. Wie is verantwoordelijk?

ReflectForward B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die zij verwerkt voor haar eigen bedrijfsvoering, zoals contact, offertes, overeenkomsten, facturatie, relatiebeheer, eigen dossiervorming en communicatie.

Bij opdrachten voor organisaties kan de opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke zijn voor persoonsgegevens van medewerkers, deelnemers of andere betrokkenen die binnen de opdracht worden verwerkt. ReflectForward B.V. verwerkt deze gegevens dan uitsluitend binnen de grenzen van de opdracht en de gemaakte afspraken. Afhankelijk van de aard van de opdracht kan ReflectForward B.V. optreden als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke of verwerker. De rolverdeling en eventuele aanvullende privacyafspraken worden waar nodig vastgelegd in de offerte, opdrachtbevestiging, overeenkomst of verwerkersovereenkomst.

Contactgegevens

ReflectForward B.V.
Oranjesingel 2a
6511 NS Nijmegen
E-mail: info@reflectforward.nl
Website: www.reflectforward.nl
KvK: 92401341
BTW-nummer: NL86.60.30.360.B01

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering, communicatie en wettelijke verplichtingen. Afhankelijk van de relatie met ReflectForward B.V. kan het gaan om:

• naam, functie, organisatie, zakelijk adres, e-mailadres en telefoonnummer;
• gegevens die nodig zijn voor offertes, overeenkomsten, facturatie en administratie;
• informatie die u zelf met ons deelt via e-mail, contactformulieren, intakegesprekken, evaluaties, trainingen, coaching of adviestrajecten;
• beeld- en geluidsmateriaal, screenshots, testimonials of herleidbare evaluatiequotes, voor zover deze worden gebruikt;
• planning- en aanwezigheidsgegevens voor bijeenkomsten, trainingen, workshops of coaching;
• websitegegevens, zoals IP-adres, browsergegevens, cookie-instellingen en bezoekstatistieken voor zover deze worden verwerkt;
• gegevens van leveranciers, samenwerkingspartners en andere zakelijke contacten.

ReflectForward B.V. heeft niet als doel bijzondere persoonsgegevens te verwerken, zoals medische gegevens, gezondheidsinformatie, religie, politieke opvattingen of strafrechtelijke gegevens. Wij vragen betrokkenen om dergelijke informatie niet met ons te delen, tenzij dit strikt noodzakelijk is voor de opdracht en vooraf is afgesproken. Wanneer gevoelige informatie onverhoopt wordt gedeeld, leggen wij deze in beginsel niet vast. In rapportages aan opdrachtgevers nemen wij geen bijzondere persoonsgegevens of herleidbare gevoelige informatie op, tenzij dit uitdrukkelijk is overeengekomen en wettelijk is toegestaan.

Foto’s, video-opnames, geluidsopnames, screenshots, testimonials of herleidbare evaluatiequotes gebruiken wij alleen wanneer daarvoor een passende grondslag bestaat en betrokkenen hierover vooraf zijn geïnformeerd. Voor extern gebruik, zoals website, sociale media of marketing, vragen wij in beginsel vooraf toestemming;

3. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

ReflectForward B.V. verwerkt persoonsgegevens alleen voor zover dat nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering en wettelijke verplichtingen. Het gaat daarbij om de volgende doelen:

• contact, correspondentie en relatiebeheer;
• het opstellen van offertes, opdrachtbevestigingen en overeenkomsten;
• het voorbereiden en uitvoeren van organisatieadvies, coaching, training, begeleiding, teamontwikkeling en interimopdrachten;
• planning, deelname, evaluatie en praktische organisatie van bijeenkomsten;
• administratie, facturatie en fiscale verplichtingen;
• beveiliging, beheer en verbetering van onze website en digitale systemen;
• behandeling van vragen, klachten, geschillen of wettelijke verplichtingen.

De grondslag voor de verwerking verschilt per situatie. Afhankelijk van het doel verwerken wij persoonsgegevens op basis van uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of toestemming wanneer dat vereist is. Wanneer binnen een opdracht wordt gewerkt met vragenlijsten, scans, evaluaties of andere instrumenten, maken wij vooraf duidelijk waarvoor deze worden gebruikt en of resultaten individueel, geanonimiseerd of geaggregeerd worden teruggekoppeld.

Wij kunnen zakelijke contacten informeren over onze dienstverlening, voor zover dit wettelijk is toegestaan. Afmelden kan altijd.

4. Vertrouwelijkheid, rapportage en delen met derden

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen. Dit kan bijvoorbeeld met opdrachtgevers, administratieve dienstverleners, IT- en cloudleveranciers, samenwerkingspartners, juridisch adviseurs of bevoegde instanties.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging, doelbinding en bewaartermijnen. Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

Medewerkers, ingehuurde professionals en samenwerkingspartners die toegang hebben tot persoonsgegevens zijn gehouden aan vertrouwelijkheid en krijgen alleen toegang tot gegevens voor zover dat nodig is voor hun rol.

Vertrouwelijkheid bij opdrachten
Bij coaching, training, teamontwikkeling en adviestrajecten geldt als uitgangspunt dat individuele gesprekken vertrouwelijk zijn. Terugkoppeling aan opdrachtgevers gebeurt in beginsel op hoofdlijnen, geanonimiseerd of geaggregeerd. Individueel herleidbare informatie delen wij alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de opdracht, vooraf duidelijk is afgesproken, de betrokkene hierover is geïnformeerd en dit wettelijk is toegestaan.

Bij interimopdrachten werkt ReflectForward B.V. vaak binnen de systemen, processen en instructies van de opdrachtgever. Persoonsgegevens die binnen die omgeving worden verwerkt, vallen in beginsel onder verantwoordelijkheid van de opdrachtgever, tenzij anders is overeengekomen. ReflectForward B.V. bewaart persoonsgegevens van de opdrachtgever niet buiten de systemen of omgeving van de opdrachtgever, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering of verantwoording van de opdracht en hierover afspraken zijn gemaakt.

Sommige digitale leveranciers kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval gebruiken wij deze diensten alleen wanneer daarvoor passende waarborgen bestaan, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of een vergelijkbaar beschermingsniveau.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt of langer bewaren nodig is vanwege een klacht, geschil of juridische verplichting. In beginsel hanteren wij de volgende uitgangspunten:

• administratieve en fiscale gegevens: 7 jaar;
• offertes, opdrachtbevestigingen, overeenkomsten en zakelijke correspondentie: zolang nodig voor de zakelijke relatie, administratie of bewijspositie, maximaal 7 jaar;
• deelnemerslijsten, evaluaties en projectdocumentatie: meestal maximaal 2 jaar na afronding van de opdracht, tenzij anders afgesproken;
• individuele coachings- of intakegegevens: zo kort mogelijk en maximaal 2 jaar na afronding, tenzij eerder verwijderen passend is of langer bewaren noodzakelijk is;
• sollicitatiegegevens, als die voorkomen: maximaal 4 weken na afronding van de procedure, of maximaal 1 jaar met toestemming;
• cookie- en analysegegevens: volgens de instellingen van de gebruikte dienst en niet langer dan noodzakelijk.

6. Beveiliging en datalekken

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Denk aan toegangsbeperking, beveiligde accounts, sterke wachtwoorden, waar mogelijk tweefactorauthenticatie, zorgvuldige omgang met bestanden, afspraken met leveranciers en vertrouwelijkheid bij opdrachten.

Als zich ondanks onze maatregelen een beveiligingsincident of mogelijk datalek voordoet, beoordelen wij dit zorgvuldig. Wanneer dat wettelijk verplicht is, melden wij het incident aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of informeren wij betrokkenen of de opdrachtgever. Bij opdrachten waarin de opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke is, informeren wij de opdrachtgever zo snel mogelijk volgens de gemaakte afspraken.

7. Digitale systemen, website en cookies

ReflectForward B.V. gebruikt digitale hulpmiddelen voor communicatie, planning, online bijeenkomsten, documentopslag, evaluaties, analyse en verslaglegging. Wij gebruiken deze hulpmiddelen zorgvuldig en beperken persoonsgegevens zoveel mogelijk.

Vertrouwelijke of gevoelige persoonsgegevens worden niet zonder noodzaak ingevoerd in externe AI- of analysetools. Wanneer binnen een opdracht specifieke digitale tools worden gebruikt, kunnen hierover aanvullende afspraken worden gemaakt.

Onze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de website goed te laten werken. Daarnaast kunnen analytische cookies worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website. De exacte cookies en vergelijkbare technieken staan in onze cookieverklaring of cookiebanner. Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij vooraf toestemming.

8. Rechten, vragen en klachten

U heeft op grond van de AVG recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid van gegevens, bezwaar en intrekking van toestemming wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd. Een verzoek kan worden gestuurd naar info@reflectforward.nl. Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om de identiteit van de verzoeker te controleren. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Als een verzoek complex is, mogen wij deze termijn volgens de AVG verlengen; in dat geval informeren wij u daarover.

Voor vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via info@reflectforward.nl. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

ReflectForward B.V. kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen of wet- en regelgeving verandert. De meest actuele versie staat op onze website of is op verzoek beschikbaar.