februari 2021

1. Algemeen

1. Op alle rechtsverhoudingen van ReflectForward met haar opdrachtgevers zijn de onderhavige algemene voorwaarden van toepassing.
2. Als door de opdrachtgever eigen algemene voorwaarden worden gehanteerd dan zullen deze wijken voor de onderhavige algemene voorwaarden.
3. Afwijkingen van de onderhavige algemene voorwaarden zijn slechts bindend indien en voor zover zij schriftelijk zijn bevestigd door ReflectForward.
4. ReflectForward behoudt zich te allen tijde het recht voor de inhoud van deze algemene voorwaarden te wijzigen. Gewijzigde algemene voorwaarden worden niet eerder van toepassing dan nadat deze wijzigingen aan de opdrachtgever kenbaar zijn gemaakt en deze daartegen niet binnen acht dagen schriftelijk bezwaar heeft gemaakt onder opgave van reden.

2. Contractspartijen, opdracht

1. De opdrachtgever is degene die de opdracht verstrekt en ten behoeve van wie de opdracht wordt uitgevoerd. Ingeval degene ten behoeve van wie de opdracht wordt uitgevoerd niet degene is die de opdracht verstrekt, dan geldt laatstgenoemde als de opdrachtgever. In dat geval of ingeval er twee of meer opdrachtgevers zijn, zijn beide(n) c.q. alle(n) hoofdelijk aansprakelijk voor de voldoening van al hetgeen aan ReflectForward toekomt ter zake van vergoeding, honorarium, kosten, BTW, incassokosten, rentes en dergelijke (ongeacht de tenaamstelling van de factuur). Dit alles geldt tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
2. De opdrachtnemer is ReflectForward. Alle opdrachten worden beschouwd als uitsluitend aan haar gegeven, ook indien het de uitdrukkelijke of stilzwijgende bedoeling is dat een opdracht door een bepaalde natuurlijke persoon die aan haar is verbonden, zal worden uitgevoerd. De werking van art. 7:404 Burgerlijk Wetboek, dat voor het laatstgenoemde geval een regeling geeft, en de werking van artikel 7:407 lid 2 Burgerlijk Wetboek, dat een hoofdelijke aansprakelijkheid vestigt voor de gevallen waarin aan twee of meer aan ReflectForward verbonden personen een opdracht is gegeven, wordt uitgesloten.
3. ReflectForward geeft zo nodig aan welke aan haar verbonden perso(o)n(en) wordt/worden aangewezen om de opdracht uit te voeren. ReflectForward is gerechtigd om daar verandering in aan te brengen, waarbij de kwaliteit van de geleverde expertise zal blijven gewaarborgd, en geen kostenverhoging zal optreden.
4. Alle offertes van ReflectForward zijn vrijblijvend. De opdracht komt eerst tot stand na schriftelijke bevestiging daarvan door ReflectForward.
5. De opdracht omvat al hetgeen tussen ReflectForward en de opdrachtgever, uitdrukkelijk of stilzwijgend, is overeengekomen, alsmede datgene dat uit de aard van de opdracht voortvloeit.
6. De opdracht zal worden uitgevoerd (waar nodig) in goed overleg met de opdrachtgever, doch overigens vanuit een professioneel onafhankelijke opstelling.
7. ReflectForward neemt door aanvaarding van de opdracht een inspanningsverbintenis op zich. Zij voert de werkzaamheden naar beste vermogen uit.
8. De opdrachtgever dient steeds tijdig alle gegevens en informatie aan te reiken die nodig/nuttig is voor een goede uitvoering van de opdracht. Hij staat in voor de juistheid, de volledigheid en de betrouwbaarheid van de door hem aan ReflectForward verstrekte gegevens en informatie. De offerte, de kostenramingen, de aanvaarding van de opdracht, en al hetgeen ter uitvoering daarvan is overeengekomen, is mede daarop gebaseerd.
9. De opdrachtgever gaat ermee akkoord dat bepaalde gegevens van hem kunnen worden. opgenomen in een daartoe door ReflectForward ontworpen gegevensbestand. ReflectForward zal daarbij handelen conform een reglement dat is opgesteld in overeenstemming met de eisen van de AVG.
10. Bij het intreden van onvoorziene omstandigheden zullen partijen met elkaar trachten te komen tot een nadere invulling van de opdracht.

3. Duur, tussentijdse wijziging en voortijdige beëindiging van de
opdracht

1. De opdracht duurt zolang als uit haar aard voortvloeit. Zo dit niet duidelijk is, duurt de opdracht totdat ReflectForward heeft bericht dat de opdracht is voltooid. Indien de opdrachtgever niet binnen veertien dagen schriftelijk anders bericht, wordt hij geacht daar mee in te stemmen.
2. Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen, zijn de overeengekomen, of anderszins aangeduide, termijnen niet bindend. Zij gelden slechts als streeftermijnen. De enkele overschrijding daarvan brengt ReflectForward niet in verzuim.
3. De opdrachtgever aanvaardt dat de tijdsplanning van de opdracht kan worden beïnvloed, indien partijen tussentijds overeenkomen de aanpak, werkwijze of omvang van de opdracht en/of de daaruit voortvloeiende werkzaamheden uit te breiden of te wijzigen. Indien de tussentijdse wijziging het overeengekomen honorarium of de kostenvergoedingen beïnvloedt, zal  eflectForward dit de opdrachtgever zo spoedig mogelijk melden. Indien een tussentijdse wijziging in de opdracht of opdrachtuitvoering ontstaat door toedoen van de opdrachtgever, zal ReflectForward de noodzakelijke aanpassingen aanbrengen, indien de kwaliteit van de dienstverlening dit vergt. Indien een dergelijke aanpassing leidt tot meerwerk, zal dit als een aanvullende opdracht van de opdrachtgever worden bevestigd.
4. De opdracht kan door ReflectForward – zonder opzegtermijn – worden opgezegd indien de opdracht niet (meer) kan worden uitgevoerd conform de offerte en de opdrachtbevestiging en de eventuele later overeengekomen nadere opdrachtspecificaties.
5. De opdrachtgever kan de opdracht eveneens voortijdig beëindigen, doch dient daarbij een
   opzegtermijn aan te houden van één maand bij opdrachten met een doorlooptijd van twee
   maanden of meer, c.q. van twee weken, bij een doorlooptijd van minder dan twee
   maanden.
6. Over genoemde opzegtermijn zal de opdrachtgever aan ReflectForward de overeengekomen vergoeding verschuldigd zijn, welke tenminste pro rata gelijk is aan de vergoeding die aan ReflectForward verschuldigd is over de periode dat de opdracht voorafgaande aan de opzegging heeft geduurd, ongeacht of door ReflectForward gedurende de opzegtermijn minder, of in het geheel geen, werkzaamheden zijn verricht.
7. Alvorens tot opzegging over te gaan, zijn partijen verplicht met elkaar in overleg te treden en te trachten de problemen, c.q. knelpunten die tot opzegging zouden nopen, weg te nemen.
8. Bij faillissement van één der partijen, of wanneer deze surséance van betaling aanvraagt, heeft de andere partij het recht de opdracht terstond te beëindigen, zonder het in acht nemen van enige opzegtermijn.

4. Inschakeling derden namens de opdrachtgever

1. ReflectForward is bevoegd om in samenhang met de uitvoering van de opdracht, ook namens en op kosten van de opdrachtgever (d.w.z., ook buiten "onderaanneming"), diensten van derden te betrekken. Indien dat plaatsvindt dan zal zij de opdrachtgever daarvan in kennis stellen.
2. Het is mogelijk dat die derden hun aansprakelijkheid beperken. Het is ReflectForward toegestaan om een dergelijke aansprakelijkheidsbeperking namens de opdrachtgever te aanvaarden.
3. ReflectForward is niet aansprakelijk voor tekortkomingen van deze derden of voor tekortkomingen in van hen ontvangen informatie.
4. De opdrachtgever geeft derden die hij bij de uitvoering van de opdracht wenst te betrekken, geen opdracht dan in overleg met ReflectForward.

5. Facturering en betaling

1. Indien en voor zover de hoogte van de vergoeding niet uitdrukkelijk is overeengekomen, is de opdrachtgever de (bij ReflectForward) gebruikelijke vergoeding verschuldigd.
2. ReflectForward is gerechtigd om een uur- of dagtarief op maandbasis achteraf te factureren.
3. Betaling vindt plaats zonder enige aftrek, korting of verrekening door de opdrachtgever.
4. De door ReflectForward na het voltooien c.q. beëindigen van de opdracht eventueel verleende nazorg zal, tenzij anders overeengekomen, separaat in rekening worden gebracht, op uurbasis.
5. Bij de tarieven en de daarop gebaseerde kostenramingen zijn de normale secretariaatskosten inbegrepen, doch niet de reis- en verblijfkosten, kosten voor zaalhuur, evenmin als de kosten verbonden aan het gebruik van grote hoeveelheden documenten en dergelijke.
6. Alle geoffreerde c.q. overeengekomen vergoedingen zijn exclusief omzetbelasting (Btw), ongeacht of deze onbelast dan wel belast zijn. Indien geen omzetbelasting in rekening wordt gebracht, doch de vergoeding achteraf toch belast blijkt te zijn, is de opdrachtgever alsnog de over de vergoeding te berekenen omzetbelasting verschuldigd.
7. Betaling dient te geschieden binnen veertien (14) dagen na factuurdatum op rekeningnummer NL87 KNAB 0605 0225 50 t.a.v. ReflectForward.
8. Reclamaties over een factuur zowel met betrekking tot de hoogte daarvan als anderszins dienen op straffe van verval bij ReflectForward schriftelijk te worden ingediend binnen acht dagen na factuurdatum.
9. Bij gebreke van betaling binnen de betalingstermijn is de opdrachtgever met ingang van de daaropvolgende dag van rechtswege in verzuim en is hij de wettelijke rente verschuldigd over het volledige factuurbedrag. Indien ReflectForward incassomaatregelen moet nemen ter incassering van openstaande facturen dan is de opdrachtgever bovendien de buitengerechtelijke kosten verschuldigd ad vijftien procent van de openstaande vordering(en) met een minimum van € 250,00 en te vermeerderen met alle overige op de incasso vallende kosten van derden.

6. Annulering

1. Annulering van de opdracht door de opdrachtgever is slechts schriftelijk mogelijk.
2. Langer dan één maand voor aanvang van de opdracht kan de opdrachtgever de opdracht kosteloos annuleren.
3. Bij annulering tussen één maand en twee weken voor aanvang van de opdracht is de opdrachtgever verplicht 50% van het overeengekomen te verwachten bedrag voor de eerste maand van de opdracht te betalen. Bij annulering korter dan twee weken voor aanvang van de opdracht is de opdrachtgever verplicht 100% van het overeengekomen te verwachten bedrag voor de eerste maand van de opdracht te betalen.

7. Aansprakelijkheid

1. In geval van toerekenbare tekortkoming c.q. onrechtmatige daad is ReflectForward slechts aansprakelijk voor de directe schade (onverminderd het overigens in dit artikel bepaalde) tot een maximum van de voor de desbetreffende opdracht gefactureerde kosten. ReflectForward is nimmer verplicht tot vergoeding van indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en/of kansen, bedrijfsstagnatie en dergelijke.
2. Indien bij de uitvoering van een opdracht zich onverhoopt een gebeurtenis voordoet die tot aansprakelijkheid leidt van ReflectForward dan zal die aansprakelijkheid bovendien beperkt zijn tot het bedrag of de bedragen waarop de verzekeraar van de door ReflectForward afgesloten aansprakelijkheidsverzekering aanspraak geeft. Onder een gebeurtenis als bedoeld in de vorige zin wordt ook een nalaten begrepen.
3. Voor schade doordat de opdrachtgever niet tijdig of niet behoorlijk voldoet aan het gestelde als bedoeld in artikel 2 lid 8 is de opdrachtgever aansprakelijk en niet ReflectForward. ReflectForward is evenmin aansprakelijk voor schade die is ontstaan als gevolg van ondeugdelijkheid van door haar bij de uitvoering van de opdracht gebruikte apparatuur, software, gegevensdragers, registers of andere middelen, geen uitgezonderd, noch voor schade die is ontstaan door het onderscheppen door derden van audio- en/of datatransmissies van telefoon, fax, of e-mail en het mogelijk vervalsen daarvan.

8. Intellectuele eigendomsrechten en vertrouwelijkheid

1. Alle rechten met betrekking tot producten/voortbrengselen van de geest die ReflectForward bij de uitvoering van de opdracht ontwikkelt of gebruikt, van welke aard dan ook, daaronder mede begrepen adviezen, opinies, aanpak, werkwijzen, software, documentatie, analyses, systemen, rapporten, ontwerpen, handleidingen, methoden, brochures en dergelijke, berusten en verblijven bij ReflectForward en komen nimmer exclusief toe aan de opdrachtgever, tenzij nadrukkelijk overeen gekomen.
2. Het is de opdrachtgever niet toegestaan enige aanduiding omtrent auteursrechten, merken, handelsnamen of andere rechten uit het materiaal te verwijderen of te wijzigen, daaronder begrepen aanduidingen omtrent het vertrouwelijke karakter en geheimhouding.

Bij overtreding van het in dit artikel bepaalde vrijwaart de opdrachtgever ReflectForward voor alle door haar geleden en te lijden schade, met name ook in geval van aanspraken van de kant van derden-rechthebbenden.

9. Toepasselijk recht en forumkeuze

1. Op alle rechtsverhoudingen tussen de opdrachtgever en ReflectForward is Nederlands recht exclusief van toepassing. De rechter van de woonplaats van ReflectForward zal bevoegd zijn van geschillen kennis te nemen, tenzij ReflectForward er de voorkeur aan geeft de opdrachtgever voor de rechter van diens eigen woonplaats aan te spreken.